Rechazo trabajo por este motivo más que por ningún otro, y es la conversación menos incómoda que tengo. Decirle a alguien que su problema ya está resuelto por 40 € al mes es una buena tarde: se queda con su dinero y se acuerda de quién se lo dijo.
Así que, con honestidad: la mayoría de las empresas que piden software a medida deberían comprar algo en su lugar.
Tres casos en los que lo estándar gana sin discusión
Tu proceso es el proceso estándar. Facturación, nóminas, email marketing, contabilidad básica, una tienda que vende productos físicos de la manera normal. Miles de empresas tienen el mismo requisito, y por eso existen productos maduros y por eso son baratos. Construir el tuyo propio significa pagar por redescubrir lo que todo el mundo ya sabe, y luego mantenerlo por tu cuenta.
El requisito está regulado y cambia sin ti. Las normas de declaración fiscal, los tipos impositivos, los formatos oficiales. Un proveedor con un equipo de cumplimiento sigue esos cambios y los publica. Si lo construyes tú, eso pasa a ser tu obligación para siempre, y es la obligación que no termina nunca y no añade nunca una funcionalidad.
Todavía no tienes claro qué necesitas. Si no puedes describir el flujo de trabajo sin decir "algo así como", compra lo más parecido y úsalo durante seis meses. Aprenderás más sobre lo que necesitas de verdad dejando que un producto real te fastidie que con cualquier cantidad de especificaciones, y habrás gastado unos pocos cientos de euros en averiguarlo.
Dónde deja de ganar
Suele haber un momento concreto, y rara vez es una funcionalidad. Tres señales, de mayor a menor fiabilidad:
Tu proceso ya no encaja en su modelo de datos. La más clara. Tienes un campo que se usa para algo que no es lo que dice su nombre, un estado que significa dos cosas distintas según quién lo haya puesto, o una regla que se cumple porque alguien se acuerda, no porque el software la imponga. La herramienta ya describe el negocio de otro y tu equipo se pasa el día traduciendo entre los dos.
Los apaños se han convertido en el sistema. Un Excel paralelo. Una exportación, editada a mano, importada en otro sitio. Un compañero que es el único que sabe en qué orden hay que hacer los pasos. Cada una de esas cosas es software que ya tienes - solo que está hecho de personas, y cuesta un sueldo en lugar de una licencia.
Las cuentas por usuario cambian de signo. Más lento y más fácil de calcular. Cuatro herramientas a 30 € por usuario y mes para treinta personas son 43.000 € al año, todos los años, y subiendo. Eso cae de lleno en el rango en el que una plataforma que sustituye a las cuatro se paga sola el segundo año y es un activo en lugar de una suscripción. Por debajo de diez personas casi nunca compensa; por encima de cincuenta suele compensar.
Qué pierdes en cada caso
Los dos caminos cuestan algo, y los proveedores de cada lado se callan lo que les toca.
Comprar te cuesta encaje y control. Trabajas como funciona el producto. El precio sube y lo pagas. Una funcionalidad de la que dependes puede retirarla alguien que no te ha visto nunca. Tus datos viven con ellos, y la exportación suele ser peor de lo que fue la importación.
Construir te cuesta más dinero al principio y la obligación de mantenerlo. No hay nadie más arreglándolo a las dos de la mañana. Necesitas una persona o un contrato de mantenimiento, para siempre. Y lo que de verdad no dice nadie: tienes que tomar decisiones. Un producto ya ha tomado mil pequeñas decisiones por ti, y construir significa tomarlas tú, cosa que consume una atención que ahora dedicas a tu negocio de verdad.
La respuesta intermedia, que suele ser la correcta
La mayoría de los sistemas que construyo no sustituyen a todo. Son la parte que es genuinamente tuya, conectada a los productos comprados para las partes que no lo son.
Quédate con el programa de contabilidad. Quédate con la herramienta de correo. Construye lo que es tu operación de verdad - la planificación, el flujo de trabajo que tus competidores no tienen, aquello en lo que tu equipo pasa ocho horas al día - e integra el resto. Eso es un desarrollo más pequeño, una dependencia más corta de mí, y pone el trabajo a medida donde se gana su dinero.
Si quieres saber lo que cuesta eso, los rangos están en la nota sobre lo que cuesta de verdad una plataforma. Si quieres ver la forma que tiene, la página de trabajos describe veintiocho de ellos, incluida la parte que fue difícil.