Jag tackar nej till uppdrag av det här skälet oftare än av något annat, och det är det minst obekväma samtal jag har. Att berätta för någon att deras problem redan är löst för 40 € i månaden är en bra eftermiddag: de behåller sina pengar, och de minns vem som sa det.
Så, ärligt: de flesta verksamheter som ber om skräddarsydd mjukvara borde köpa något i stället.
Tre gånger då hyllvara vinner rakt av
Din process är standardprocessen. Fakturering, löner, e-postmarknadsföring, enkel bokföring, en butik som säljer fysiska varor på vanligt vis. Tusentals företag har samma behov, vilket är skälet till att det finns mogna produkter och till att de är billiga. Att bygga eget innebär att betala för att återupptäcka det alla redan vet, och sedan underhålla det ensam.
Kravet är reglerat och ändras utan dig. Regler för skatterapportering, skattesatser, lagstadgade format. En leverantör med en regelefterlevnadsavdelning följer de ändringarna och levererar dem. Bygger du det blir det din skyldighet för alltid, och det är den sortens skyldighet som aldrig tar slut och aldrig lägger till en funktion.
Du vet inte säkert vad du behöver än. Kan du inte beskriva arbetsflödet utan att säga ”något i stil med”, köp det som ligger närmast och använd det i ett halvår. Du lär dig mer om ditt verkliga behov av att bli irriterad på en riktig produkt än av hur mycket kravställning som helst, och du kommer att ha lagt några hundra euro på att ta reda på det.
Där det slutar vinna
Det finns oftast ett bestämt ögonblick, och det är sällan en funktion. Tre signaler, ordnade efter hur pålitliga de är:
Din process passar inte längre deras datamodell. Den tydligaste. Du har ett fält som används till något det inte är döpt efter, en status som betyder två olika saker beroende på vem som satte den, eller en regel som upprätthålls av att en person kommer ihåg den snarare än av mjukvaran. Verktyget beskriver nu någon annans verksamhet och din personal översätter mellan de två hela dagarna.
Nödlösningarna har blivit systemet. Ett parallellt kalkylark. En export som redigeras för hand och importeras någon annanstans. En kollega som är den enda som vet i vilken ordning stegen måste göras. Var och en av dem är mjukvara du redan har - den är bara gjord av människor, och den kostar en lön i stället för en licens.
Kalkylen per användare vänder. Långsammare och lättare att räkna på. Fyra verktyg à 30 € per användare och månad för trettio personer är 43 000 € om året, varje år, stigande. Det ligger mitt i det spann där en plattform som ersätter alla fyra betalar sig år två och är en tillgång i stället för ett abonnemang. Under tio personer går det nästan aldrig ihop; över femtio går det oftast.
Vad du ger upp åt vartdera hållet
Båda riktningarna kostar något, och leverantörerna på båda sidor är tysta om sin egen sida.
Att köpa kostar dig anpassning och kontroll. Du arbetar som produkten arbetar. Priset stiger och du betalar det. En funktion du är beroende av kan tas bort av någon som aldrig har träffat dig. Dina data ligger hos dem, och exporten är oftast sämre än importen var.
Att bygga kostar dig ett större belopp i början och skyldigheten att underhålla det. Ingen annan lagar det klockan två på natten. Du behöver en person eller ett löpande avtal, för alltid. Och det som ingen säger rakt ut: du måste fatta beslut. En produkt har fattat tusen små beslut åt dig, och att bygga betyder att du fattar dem själv, vilket tar uppmärksamhet du just nu lägger på din faktiska verksamhet.
Mellansvaret, som oftast är rätt
De flesta system jag bygger ersätter inte allting. De är den enda del som verkligen är din, kopplad till de köpta produkterna för de delar som inte är det.
Behåll bokföringsprogrammet. Behåll utskicksverktyget. Bygg det som är din faktiska verksamhet - schemaläggningen, arbetsflödet dina konkurrenter inte har, det som din personal tillbringar åtta timmar om dagen i - och integrera resten. Det är ett mindre bygge, ett kortare beroende av mig, och det placerar det skräddarsydda arbetet där det tjänar in sina pengar.
Vill du veta vad det kostar finns spannen i anteckningen om vad en plattform faktiskt kostar. Vill du se hur det ser ut i praktiken beskriver arbetssidan tjugoåtta av dem, inklusive vilken del som var svår.